Dle § 3 odst. 4 písm. a) zákona o finanční kontrole, zajišťují odpovědní vedoucí (nebo pověření) zaměstnanci při přípravě operací – před jejich schválením, při jejich průběžném sledování až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následné prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření.
Právní předpisy
- Zákon o finanční kontrole č.320/2001 Sb.
- Vyhláška č.416/2014 Sb.
Hlavní rysy řešení
- Procesně řízené schvalování – systém zavede jednoznačné pracovní postupy a jasně definované kompetence při schvalování dokladů v návaznosti na vnitřní směrnice organizace.
- Přizpůsobení – systém se aplikuje na prostředí organizace a její rozdělení kompetencí.
- Auditní stopa – systém vytváří záznam o postupu schvalování dokladů jednotlivými pracovníky a zaznamenává všechny změny, které jsou uživateli prováděny.
- Centrální evidence a úložiště elektronizovaných dokladů – jedno místo jako evidence schvalovaných dokladů s jejich elektronickými obrazy a možností přímého skenování.
- Automatické členění dle typu dokladu – role schvalovatelů a postup schvalování je určen typem dokladu → kompetenční matice.
- Výjimečné stavy a priorita – možnost zadání urgentních případů schvalování s vysokou prioritou, nebo rychlého schválení v případě krizových situací.
- Hlídání termínů a notifikace – hlídá nastavené termíny a maximální dobu na zapracování v daném kroku vyřizování. O změně stavu zpracování, připomínkování a exspirací termínů jsou odpovědní uživatelé informováni prostřednictvím emailu.
- Řízení na základě rolí, zastupitelnost – schvalovatelé vidí pouze to, co v daném okamžiku mají ke schválení dle svých rolí ve schvalovacím procesu.
- Dohled, kontrola a audit – umožňuje odpovědným osobám sledovat celý proces a reagovat tak a slabá místa nebo zdržení, případně provádět auditní kontrolu.
- Evidence komunikace nad dokladem – umožňuje vytvořit diskusi nad dokladem formou vložení komentářů.
Technické aspekty
- Implementováno na systému Scarabeus DMS® s vysokou mírou procesní a uživatelského přizpůsobení potřebám koncového uživatele.
- Snadná implementace do infrastruktury zákazníka (LDAP, SMTP, WM, SQL).
- Implementace bez potřeby dalších licencí.
- Provoz v režimu SaaS (Software as a Service).
- Možnost provozu jako hostované řešení.